Förklaring av NDAs – vad du behöver veta (del 2)

Förklaring av NDAs – Vad du behöver veta (del 2)

Efter att ha förklarat grunderna och olika typer av sekretessavtal eller Non-Disclosure Agreements (NDA:s) i den föregående artikeln, kommer vi nu att fokusera på fyra nyckelelement som ingår i NDA:s, d.v.s.: parter, definitioner av ändamål och konfidentiell information samt avtalets giltighetstid.

I del 1 av vår serie “Förklaring av NDA:s” gav vi dig en allmän förklaring om vad NDA:s är och olika typer av NDA som finns (länk till artikeln: https://amstlegal.com/forklaring-av-ndas-vad-du-behover-veta-del-1/). I denna del 2 kommer vi att ta en närmare titt på fyra nyckelelement som är avgörande för NDA:s när det gäller att skydda konfidentiell information:

1. Parter
2. Definition av ändamål
3. Definition av konfidentiell information
4. Avtalets giltighetstid

Oavsett om du precis börjar eller har erfarenhet av att utforma, förhandla och skriva under NDA:s (fortsättningsvis benämnt ”sekretessavtal”), kommer den här guiden att hjälpa dig att förstå de viktigaste delarna av detta viktiga verktyg för att hålla känslig information säker i affärstransaktioner.

1. Parter

Som med andra avtal är det ofta förbisett och lätt att glömma att lägga till de korrekta parterna i sekretessavtalet. När det bara finns ett företag i gruppen av avtalsparter är det här enkelt, men när du hanterar parter som är delar av större grupper är detta viktigt. Med stora företag som Nvidia, Siemens, Google, Nike osv. är det uppenbart, men när du hanterar mindre grupper, ta dig tid att fundera över vilken enhet i gruppen som faktiskt delar den konfidentiella informationen.

När du är osäker, eller när flera företag i gruppen delar konfidentiell information, kan det vara lämpligt att moder/ holding-företaget ingår i sekretessavtalet. Anledningen till detta är att sekretessavtal vanligtvis innehåller formuleringar som ger mottagarparten rätt att dela konfidentiell information med dotterbolag. Det rekommenderas att också lägga till en väldefinierad definition av “dotterbolag” i sekretessavtalet vilket kommer att utöka rättigheterna och skyldigheterna enligt sekretessavtalet till parternas dotterbolag.

Exempel på specifik partsformulering som måste fyllas i: [Lägg till exakt fullständigt namn på företaget inklusive Ltd., Inc., BV, AB etc.], ett företag registrerat enligt lagarna i [lägg till land/stat], med registrerat kontor vid [lägg till fullständig adress] och företagsregistreringsnummer [lägg till nummer].

2. Definition av ändamål

Vanligtvis lägger parter till följande ändamål i sekretessavtal:

• ”diskutera möjligheterna av ett kommersiellt förhållande” eller

• ”utforska potentiella partnerskap eller samarbeten mellan parterna”.

Detta är dock inte det enda ändamål vi stöter på. Andra exempel är ändamål relaterade till: (i) investerare i ditt företag, (ii) forskning och utveckling, (iii) rättsliga förfaranden eller (iv) besök på företag eller fabriker etc.

För att identifiera ändamålet med ditt sekretessavtal, se till att ändamålet överensstämmer med dina affärsmål. Typiskt sett kretsar kärnan i sekretessavtal ändamål kring två nyckelaspekter:

• Utvärdera affärsförhållandets lönsamhet: Bedöma genomförbarheten och fördelarna med ett partnerskap eller samarbete genom att dela konfidentiell information för att fatta informerade beslut.
• Förhandla om förhållandets villkor: Delta i diskussioner och förhandlingar för att definiera villkor, skyldigheter och parametrar med målet att uppnå ömsesidigt gynnsamma avtal genom transparenta utbyten av konfidentiell information.

Varför är det viktigt?

Att tydligt uttrycka ändamålet i ett sekretessavtal är avgörande för att säkerställa överensstämmelse mellan delning av konfidentiell information och affärsmål. Det förebygger missbruk eller oavsiktlig hantering av information, vilket förstärker förtroendet och genomdrivbarhet. Med andra ord är “ändamålet” ditt verktyg för att begränsa hur och när mottagarparten använder och delar din konfidentiella information. Denna tydlighet förbättrar inte bara förståelsen och främjar förtroende mellan de involverade parterna, utan förstärker också avtalets genomförbarhet genom att ge en tydlig referenspunkt för att utvärdera överensstämmelse och hantera eventuella potentiella överträdelser.

3. Definition av konfidentiell information

Konfidentiell Information åsyftar känslig information eller affärshemligheter, vilket avslöjats av en part (den offentliggörande parten) till en annan (den mottagande parten) under deras affärsförhållande. Denna information är konfidentiell för att skydda den offentliggörande partens konkurrensläge, finansiella intressen, immateriella rättigheter eller renommé.

Konfidentiell information kan omfatta ett brett spektrum av material, inklusive men inte begränsat till:

• Affärshemligheter
• Affärsplaner och strategier
• Finansiella data och prognoser
• Kundlistor och kontaktinformation
• Produktdesigner och specifikationer
• Immaterialrätt såsom patent, varumärkes- och upphovsrätt
• Marknadsföringsplaner och försäljningsinformation
• Teknologi, mjukvarukod och algoritmer
• Forsknings- och utvecklingsprojekt
• Vilken annan information som helst vilken inte är offentligt tillgänglig och som behandlas som konfidentiell av den offentliggörande parten.

När du ingår ett sekretessavtal som rör mycket känslig information, se till att du lägger till all relevant konfidentiell information som vanligtvis inte ingår i definitionen av Konfidentiell Information.

Specificera vilken konfidentiell information som ska skyddas.

Definitionen av konfidentiell information i ett sekretessavtal är avgörande och bör uppnå en balans mellan specificitet och allmänhet. Den måste vara tillräckligt specifik för att säkerställa skyddet av avsedd konfidentiell information, men allmän nog att omfatta oväntad men relaterad information.

Till exempel kan parter välja snäva definitioner för att skydda endast specificerad information, eller bredare definitioner för att omfatta all information som utbyts under deras affärsförhållande. I vissa fall kan det vara nödvändigt att inkludera sekundär information, som produkter eller tjänster som härstammar från konfidentiellt material, inom definitionen av konfidentiell information.

Idealiskt bör formuleringar som, innebär att all skriftlig eller muntlig information som identifieras som konfidentiell eller som rimligen bör betraktas som konfidentiell, läggas till.

Ett välskrivet sekretessavtal bör också tydligt ange vad konfidentiell information förstås vara och hur den konfidentiella informationen kommuniceras. Enligt vår uppfattning bör ett NDA inkludera formuleringar liknande följande: “Konfidentiell information” avser all information som inte är offentlig och all skriftlig, visuell eller muntlig information som avslöjas av eller på uppdrag av en part eller dess dotterbolag (“offentliggörande part“) till den andra parten (“mottagande part“) och identifieras som konfidentiell eller som rimligen bör betraktas som konfidentiell, inklusive men inte begränsat till information om deras affärsverksamhet, affärshemligheter, …

4. Avtalstid och icke-offentliggörandeperiod

Sekretessavtal har vanligtvis en specificerad tidsperiod efter vilken de upphör att gälla. Dessutom måste den avslöjade informationen förbli konfidentiell därefter. Det finns ingen standard eller allmänt accepterad gräns, men längden bör vara rimlig med hänsyn till faktorer som den konfidentiella informationens livslängd och branschspecifika aspekter.

Vanligtvis enas parter om en 2- eller 3-årsperiod, men för immateriella rättigheter och forsknings- och utvecklingsprojekt är tidsperioden för konfidentialitet vanligtvis längre.

Efter upphörandet kan den offentliggörande parten kräva att den mottagande parten upprätthåller konfidentialitetsförpliktelser under ytterligare år (vanligtvis även 2–3 år). När parterna ingår ett specifikt avtal som gäller ändamålet i sekretessavtalet, bör konfidentialitetsklausulerna i det specifika avtalet ersätta formuleringen i sekretessavtalet. Även om detta inte är vanligt, är det möjligt att lägga till sådana formuleringar specifikt i sekretessavtalet.