Wat is het verschil tussen een KvK-uittreksel en een UBO-uittreksel?

Door bedrijven wordt vaak gevraagd om een uittreksel van een vennootschap. Daarnaast vraagt men ook regelmatig om UBO-uittreksels. Maar wat wordt hier eigenlijk mee bedoeld? En wat is een uittreksel? Er bestaan verschillende soorten uittreksels, maar meestal bedoelt men een KvK-uittreksel. Om uit te leggen wat KvK- en UBO-uittreksels zijn, hebben we dit artikel geschreven.  

KvK-uittreksel

Een KvK-uittreksel vraag je op bij de Kamer van Koophandel (hierna: KvK). Bij de KvK worden alle bedrijven geregistreerd, dat noemen wij een handelsregister. De KvK geeft met het handelsregister een overzicht van alle bedrijven die in Nederland actief zijn. De KvK ondersteunt ondernemers door hen te voorzien van informatie en advies. Ze hebben ook wettelijke taken, namelijk het registreren, informeren en adviseren van ondernemers.

Waar heb je het KvK-uittreksel voor nodig?

Een KvK-uittreksel kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Zo kan het worden opgevraagd om de gegevens van een andere onderneming te controleren, bijvoorbeeld om na te gaan wie de bestuurders zijn en wie bevoegd is om namens de onderneming te tekenen. Daarnaast kan een gewaarmerkt KvK-uittreksel nodig zijn als officieel bewijs, bijvoorbeeld bij bankzaken of bij een subsidieaanvraag. Ook kunnen ondernemers via de website van de KvK controleren of hun eigen bedrijfsgegevens nog actueel zijn en deze indien nodig wijzigen.  

Inhoud KvK Uittreksel

In een KvK-uittreksel staan openbare gegevens van een onderneming, zoals: 

• De naam, handelsnaam en het KvK-nummer van de onderneming 
• De oprichtings- of inschrijfdatum van de onderneming  
• De datum van de laatste statuten 
• De bedrijfsactiviteiten 
• Het bezoekadres en postadres van de vestiging 
• Wie bevoegd is om te tekenen namens de onderneming 
• De datum en het tijdstip waarop het uittreksel is gemaakt 

Sommige informatie wordt niet toegankelijk gemaakt, bijvoorbeeld telefoonnummers, een BSN-nummer of een woonadres van betrokken personen. De onderdelen die in een KvK-uittreksel zijn opgenomen verschillen echter per onderneming en per rechtsvorm. De meeste uittreksels bevatten informatie over de rechtspersoon, de bestuurder, de onderneming en haar activiteiten en in ieder geval de datum waarop het uittreksel is gegenereerd. Om meer uitgebreide informatie te lezen over KvK uittreksels, ga naar de website van de KvK.

Hoe vraag je een KvK-uittreksel op? 

Het uittreksel kan digitaal worden opgevraagd bij de Kamer van Koophandel. Vervolgens kan een keuze worden gemaakt om een gewaarmerkt digitaal uittreksel of een gewaarmerkt papieren uittreksel te ontvangen. Beide documenten gelden als officieel bewijs. Een derde optie, het online inzien van een niet-gewaarmerkt uittreksel, geldt niet als een officieel bewijsstuk.

Waarom wordt het KvK-uittreksel zo vaak opgevraagd? 

Een KvK-uittreksel wordt vooral opgevraagd om te controleren of een onderneming betrouwbaar is en om te kijken hoe oud de onderneming is. Met een KvK-uittreksel kan worden gecontroleerd met wie een onderneming zakendoet, om het risico op oplichting te verkleinen. Verder kan worden gecontroleerd wanneer de onderneming is opgericht, wat de adresgegevens zijn en of de onderneming failliet is verklaard. Niet alleen ondernemers, maar ook overheidsorganisaties en banken gebruiken deze uittreksels. Het gaat dan bijvoorbeeld om het controleren van gegevens en het beoordelen van aanvragen. 

Daarnaast wordt een KvK-uittreksel opgevraagd om na te gaan wie namens de onderneming mag tekenen. In het uittreksel staat, voor zover van toepassing, wie de eigenaar, enig aandeelhouder, bestuurder of gevolmachtigde van de onderneming is. Hierbij is het belangrijk om scherp op te letten of iemand bijvoorbeeld alleen mag tekenen of dat twee of meer personen samen moeten tekenen. 

UBO-uittreksel 

Naast het KvK-uittreksel, wordt nu ook gevraagd om een UBO-Uittreksel. Dit is geïntroduceerd in 2020 na de implementatie van de gewijzigde vierde Europese anti-witwasrichtlijn. Zie hierbij de volledige tekst van de richtlijn.

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel de uiteindelijke belanghebbende van een onderneming. Een UBO is iemand die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang heeft, of op een andere manier feitelijk zeggenschap over de onderneming uitoefent. Als niemand hieraan voldoet, dan wordt het leidinggevend persoon (denk aan de bestuurder) als zogenaamde ‘pseudo-UBO’ geregistreerd in het UBO-register.

Een UBO-uittreksel is een officieel document uit het UBO-register waarin staat wie de uiteindelijke eigenaren of belanghebbenden van een onderneming zijn. Het bevat onder andere hun naam, nationaliteit en de omvang van hun belang in de onderneming. Het UBO-register wordt in Nederland gehouden door de KvK. UBO’s worden geregistreerd in iedere lidstaat, meestal door een vergelijkbaar register. Door middel van een UBO-register wordt zichtbaar wie binnen een onderneming de uiteindelijke besluiten neemt en daarmee de zeggenschap heeft. Om meer te lezen rondom UBO’s: zie de link naar dit artikel. 

Achtergrond noodzaak van registratie UBO

De achterliggende gedachte van de Europese Unie is dat het registreren van deze ondernemersinformatie fraude, misdaad en witwassen kunnen beperken. Door transparantie te vereisen krijgen aangewezen opsporingsdiensten, overheidsinstanties en toezichthouders zicht op de UBO gegevens. Eén van de relevante richtlijnen voor het registeren van deze gegevens is de Europese anti-witwasrichtlijn, de AMLD5 genoemd. Deze richtlijn vereist dat UBO’s centraal worden geregistreerd in iedere lidstaat. Ondernemingen in Nederland zijn zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van hun UBO-gegevens aan de KvK, waarna deze gegevens worden opgenomen in het UBO-register.

Hoe vraag je een UBO-uittreksel op?

Een UBO-uittreksel van de KvK is uitsluitend digitaal op te vragen. De uittreksels worden na de aanvraag door de KvK gewaarmerkt. Enkel individuen die tekenbevoegd zijn voor de betreffende organisatie of geautoriseerd zijn door de organisatie om het UBO-uittreksel te bekijken, mogen dit document opvragen.

Onderdelen UBO-uittreksel

In een UBO-uittreksel staat de naam vermeld van de UBO, evenals welke aard en omvang van het belang deze persoon heeft in de onderneming. Over de UBO is verder de nationaliteit, woonstaat, geboortemaand en het geboortejaar opgenomen. Meer informatie over UBO-uittreksels is te vinden via deze verwijzing.

Verschillen tussen de uittreksels

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen KvK-uittreksels en UBO-uittreksels? 

Bovenstaande uittreksels zijn heel anders omdat ze een ander doel hebben. Het belangrijkste verschil zit in de informatie die wordt laten zien. Een KvK-uittreksel geeft een compleet overzicht van een onderneming, zoals de naam, het adres en wie de onderneming mag vertegenwoordigen. Bij een UBO-uittreksel gaat het daarentegen alleen om de UBO’s van de onderneming. Dit zijn personen die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang hebben of op een andere manier feitelijk zeggenschap bezitten. Als niemand hieraan voldoet, wordt een pseudo-UBO geregistreerd in het UBO-register. 

Ten tweede verschilt de toegang tot de uittreksels. Een belangrijk verschil dat in de praktijk vaak over het hoofd wordt gezien. In principe kan iedereen een KvK-uittreksel aanvragen. Een KvK-uittreksel is voor een groot deel opvraagbaar tegen betaling. 

Daarentegen kan een UBO-uittreksel kan alleen intern worden aangevraagd. Het uittreksel kan slechts door tekenbevoegden of geautoriseerde organisaties (waaronder sanctie-instellingen) worden opgevraagd.   

Een derde verschil is de manier waarop de uittreksels beschikbaar zijn. Een KvK-uittreksel kan zowel digitaal als op papier worden verkregen, terwijl een UBO-uittreksel uitsluitend digitaal beschikbaar is. Voor meer informatie hiervoor zie kvk.nl. 

Samenvatting

Samengevat is een uittreksel een afschrift van gegevens uit een register. Beide uittreksels worden verstrekt door de KvK, maar verschillen qua doel, inhoud en toegang. Een KvK-uittreksel gaat over de onderneming en een UBO-uittreksel over de personen achter de onderneming.

• Doel en inhoud: Een KvK-uittreksel geeft een breed overzicht van een onderneming, zoals de naam, het adres, de activiteiten en wie bevoegd is om de onderneming te vertegenwoordigen. Het wordt veelal gebruikt om de betrouwbaarheid van een onderneming te controleren. Een UBO-uittreksel richt zich op de uiteindelijke belanghebbenden: personen met meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang, of met feitelijke zeggenschap. Het UBO-register bestaat sinds 2020 en moet fraude en witwassen tegengaan.

• Toegang: Een KvK-uittreksel kan in principe door iedereen worden opgevraagd. Een UBO-uittreksel kan alleen worden opgevraagd door tekenbevoegden en geautoriseerde personen en instellingen.

• Vorm: Een KvK-uittreksel is digitaal en op papier beschikbaar, een UBO-uittreksel alleen digitaal.

In de praktijk betekent dit: wil je weten met welke onderneming je zakendoet en wie er mag tekenen, vraag dan zelf een KvK-uittreksel op. Wil je weten wie er uiteindelijk achter een onderneming zit, vraag die onderneming dan om haar UBO-uittreksel. Dit uittreksel kun je alleen zelf opvragen als je tekenbevoegd of geautoriseerd bent.

Auteurs:
– Robby Reggers, oprichter van AMST Legal (amstlegal.com), is door Legal Geek erkend als LinkedIn Top Voice op het gebied van contractenrecht, onderhandelingen en interim General Counsel-werkzaamheden. Daarnaast is Robby opgenomen in de Nederlandse LawFluencer-lijst (plaats 30) en was hij te gast in een podcast van welegal.nl.

– Stéphanie Vermeer, stagiair bij AMST Legal, heeft in 2026 haar master Rechtsgeleerdheid aan de Universiteit Utrecht afgerond.